UBO meets UBA

Bij een bezoek van collega's van de Bibliotheek van de Universiteit van Oslo viel mij de eer te beurt om de (vernieuwde) organisatie van de Universiteitsbibliotheek van de Universiteit van Amsterdam uit de doeken te doen - met speciaal voor de gelegenheid naar het Engels vertaald organogram - en te vertellen hoe ons cursusaanbod in elkaar steekt. De historicus in mij kon het natuurlijk niet laten om erop te wijzen dat de bibliotheek ouder is dan de universiteit ;-)

Bergbeklimmen

Het Learning and Research Services Team van de Universiteit van Sheffield was de allereerste groep die de RDMRose-training volgde. Op vrijdagmiddag 15 maart praat ik met teamleider Denise Harrison, faculty librarian Helen Moore en liaison librarian Oliver Allchin van Science and Engineering, en research support liaison assistant John Lewis over hun bevindingen.

Om de training in de volle agenda's van de verschillende teamleden te laten passen, werd in overleg met de projectgroep besloten tot een training van acht dagen van vier uur in de periode september-december 2012, zonder tussentijds huiswerk. Dat viel even goed niet mee, maar mijn gesprekspartners zijn blij de training gevolgd te hebben.

Ze hebben de training als praktisch ervaren. Doordat er geen collega's van elders bij waren, konden ze als team brainstormen over de toepasbaarheid van de verschillende onderdelen van de cursus in hun eigen werk. Als gevolg van de training gaan ze nu, als de gelegenheid zich voordoet, met meer zelfvertrouwen een gesprek over onderzoeksdatamanagement aan: ze hebben het gevoel taal en terminologie nu beter te beheersen dan vóór de training.

Volgens mijn gesprekspartners zou de cursus ook voor anderen binnen de bibliotheek nuttig zijn, bijvoorbeeld voor de mensen die zich met metadatering bezighouden en voor repository managers. Misschien zou voor hen de training dan wel enigszins moeten worden aangepast, want er is weinig aandacht voor de technische kant van research data management en data repositories. Van zo'n uitbreiding hoeft de cursus per saldo niet langer te worden, want de reflectie-onderdelen "could have been condensed down."

Mijn tafelgenoten zijn eensgezind over wat het nuttigste onderdeel van de training was: de case studies. Wat hen betreft had het projectteam best één of meer onderzoekers mogen uitnodigen om bij de cursus te zijn. Als ze horen dat de deelnemers uit York en Leeds bij wijze van huiswerk onderzoekers hebben geïnterviewd, reageren ze goedkeurend. Ze vonden hun eigen training door het ontbreken van direct contact met onderzoekers toch enigszins een vacuüm van librarians onder elkaar.

Het team weet nog niet precies wat zijn rol in research data management gaat zijn, het wachten is op de aangekondigde aanstelling van een RDM-coördinator. Er is al wel beleid afgekondigd, maar dat moet nog geïmplementeerd worden, en er is nog geen technische infrastructuur. Mijn gesprekspartners zijn het erover eens dat de bibliotheek een hoofdrol moet spelen in research data management, maar de bibliotheek kan het niet alleen. Ook Computing Services moet een bijdrage leveren. Onderzoekers klagen bijvoorbeeld dat ze te weinig opslagruimte krijgen, dat is een probleem dat moet worden opgelost.

Tijdens het gesprek borrelt echter de inspiratie op, en beginnen de deelnemers op te sommen wat ze eigenlijk al wel zouden kunnen gaan doen:

• signposting: onderzoekers (via de website) wijzen op best practices, tools en data centers;
• bekend maken dat via StarPlus - de Sheffieldse naam voor wat bij ons CatalogusPlus heet - datasets te vinden zijn;
• elementen uit de RDMRose-training verwerken in de reguliere cursussen voor nieuwe post-graduate students, early career researchers en onderzoekers die net aan de Universiteit van Sheffield zijn komen werken.

Ze zijn het eens over wat hun basishouding gaat zijn: we zijn geen politieagenten, we zijn er om het leven van onderzoekers makkelijker te maken. Denise vat de positieve houding van haar team mooi samen als ze zegt: "Research data management is a huge mountain to climb, but we can take small steps."

Just tell us what to do

Donderdagochtend 14 maart, even na negen uur: in een conferentieruimte in de Edward Boyle Library van de Universiteit van Leeds verzamelen zich de deelnemers aan deze editie van de RDMRose-training voor hun laatste cursusdag. Ze werken allemaal bij een bibliotheek van het White Rose University Consortium, het samenwerkingsverband van de universiteiten van Sheffield, York en Leeds.

De liaison librarians uit York en Leeds volgen de training verplicht, uit Sheffield zijn enkele collega's aanwezig die eind vorig jaar niet in de gelegenheid waren om mee te doen. Ook hun managers zijn erbij en doen mee: Heather Thrift, Associate Director van de Universiteitsbibliotheek van Sheffield, Liz Waller, Deputy Director of Information bij de Universiteitsbibliotheek van York, en Brian Clifford, Deputy Librarian en Head of Learning and Research Support in Leeds.

Iedereen zoekt een plekje aan één van de drie grote tafels, waaraan ook iemand uit het projectteam zit. Voor elke deelnemer ligt een map klaar met daarin het nodige papierwerk: op blauw papier het programma van de dag en een overzicht van de twee onderdelen (in de terminologie van het online lesmateriaal: sessions) die aan de orde zullen komen, op wit papier de opdrachten die in groepsverband worden gemaakt, en op geel papier de reflectie-opdrachten die ingevuld weer ingeleverd worden.

Andrew trapt af met een korte samenvatting van de vorige cursusdagen en introduceert de eerste oefening van vandaag: How did they do it? Uit achttien voorbeelden van wat verschillende universiteitsbibliotheken op het gebied van onderzoeksdatamanagement hebben gedaan, mogen de deelnemers kiezen: welke benadering(en) zouden zij in hun eigen bibliotheek kunnen toepassen? Welke activiteiten zouden ze bij wijze van spreken morgen al kunnen ondernemen? Er wordt beleefd door de papieren gebladerd en gelezen, enthousiaste antwoorden blijven uit - men moet duidelijk nog 'n beetje wakker worden ;-) 

Vervolgens komen de onderzoekers aan het woord. Aan elke tafel worden delen van een interview met een onderzoeker beluisterd (online te vinden in sessie 7) en wordt onder leiding van Andrew, Eddy of Jen doorgepraat over wat een liaison librarian voor deze onderzoeker zou kunnen betekenen. Na een half uur wisselen de deelnemers van tafel, zodat iedereen tegen het einde van de ochtend onderzoekers uit drie verschillende vakgebieden - sociologie, oncologie en civil and structural engineering - met elk hun eigen uitdagingen op het gebied van onderzoeksdatamanagement heeft gehoord.

Om de deelnemers een handje te helpen bij de opdracht Design a job specification for the perfect person to meet the needs in your institution krijgen ze een lijst met functies, opleidingen, vaardigheden en kwaliteiten die Jen heeft samengesteld op basis van vacatures die zij in kranten en op vacaturesites is tegengekomen en die direct of indirect met onderzoeksdatamanagement te maken hebben. Met deze opdracht kunnen, niet geheel verrassend, de aanwezige managers beter uit de voeten dan de andere deelnemers.

Als iedereen het eerste gele formulier van de dag (online als Activity 7.2) heeft ingevuld en ingeleverd - de projectgroep gebruikt de uitkomsten van deze reflectie-opdrachten om de cursus nog beter af te stemmen op liaision librarians - is het tijd voor lunch en een frisse neus. Een conferentieruimte zonder ramen is geen omgeving waarin iedereen het een hele dag volhoudt.

De case study over de fictieve Universiteit van Poppleton - in Engeland een begrip dankzij de satirische columns in Times Higher Education - waarmee de deelnemers 's middags aan de slag gaan, lijkt beter te landen dan de case studies met echte onderzoekers die 's ochtends centraal stonden. Misschien is praten over een fictieve universiteit veiliger dan praten over onderzoek dat aan de eigen universiteit verricht wordt? Of werken groepjes van 2 tot 3 mensen beter dan groepen van 8 tot 10 mensen?

Het laatste onderdeel van de dag is opnieuw reflectie: een instituutsgewijze reflectie op de rol van de bibliotheek in research data management. De groep-Sheffield is positief, maar bestaat dan ook vrijwel geheel uit projectgroepleden. De gesprekken in de groep-York en de groep-Leeds lijken geleid (en dus: gaande gehouden) te worden door de respectievelijke managers. Het is een lange dag geweest, niet iedereen heeft (nog) de puf voor discussie. De evaluatieformulieren over de RDMRose-training als geheel worden desalniettemin nog braaf ingevuld en ingeleverd.

De groep is eigenlijk te groot om een goed gesprek over research data management te kunnen voeren. Bovendien kan ik me voorstellen dat de aanwezigheid van managers niet als steuntje in de rug geïnterpreteerd wordt, maar ervoor zorgt dat mensen aarzelen om hun vragen te stellen of hun mening te geven. Dat de training verplicht is, maakt het een uitdaging om de deelnemers er echt bij te betrekken en enthousiast te maken.

Eerder op de dag gaf één van de deelnemers me haar tamelijk ongezouten mening: "We don't know what our role is going to be, management doesn't tell us, so this course is a waste of time. Just tell us what we have to do." Eddy en Andrew zijn er niet door uit het veld geslagen. Omdat (de ondersteuning van) onderzoeksdatamanagement een nieuwe taak voor bibliotheken is, is er nog veel onduidelijk. Niet elke liaison librarian ziet daarin een kans om een nieuwe rol voor zichzelf zélf vorm te geven, maar de RDMRose-training biedt daar wel alle aanknopingspunten voor.

RDMRose: werk in uitvoering

Andrew stelt me voor aan projectmedewerker Eddy Verbaan, met wie ik bij een kop koffie (en met uitzicht op de Information Commons waar ik op vrijdag een rondleiding zal krijgen) doorpraat over het project. Mijn beste Engels mag daarbij even overboord, want Eddy blijkt Nederlander - Neerlandicus zelfs - en spreekt graag weer eens zijn moerstaal.

Eddy vertelt me wat meer over de praktische kanten van het project. Het omzetten van uitgangspunten en doelen in een eerste versie van het lesmateriaal blijkt in slechts drie maanden gebeurd te zijn, tussen september en december vorig jaar. Het is in acht 'sessies' verdeeld, die elk een halve dag zouden moeten kosten. Elke sessie bestaat uit

• Notes, een Worddocument met een overzicht van de inhoud van de sessie;
  
• per sessie-onderdeel een PowerPointpresentatie met daarin de leerdoelen van dat onderdeel, de lesstof, de opdrachten en een overzicht van resources; en
  
• Activity Sheets, Worddocumenten die kunnen worden gebruikt om de opdrachten uit te werken.

Sessie 7 omvat bovendien mp3-bestanden van interviews met onderzoekers uit verschillende disciplines, transcripten van deze interviews en Worddocumenten met informatie over de onderzoeksprojecten van de geïnterviewden. Omdat een cursus over onderzoeksdatamanagement natuurlijk wel het goede voorbeeld moet geven, heeft Eddy veel aandacht besteed aan een consistente benaming van de bestanden waaruit het lesmateriaal bestaat.

Bij de ontwikkeling van sessie 7 en de case study over de fictieve University of Poppleton (sessie 8) realiseerde de projectgroep zich dat aan meer belanghebbenden dan uitsluitend onderzoekers en liaison librarians aandacht moest worden besteed. Research data management gebeurt immers niet op een onderzoeksgroepeilandje waar af en toe een informatiespecialist naartoe roeit. Onderzoeksfinancier, universitaire ICT-dienst, zelfs P&O kan stakeholder zijn. Dit besef betekende dat het al ontwikkelde materiaal, bijvoorbeeld sessie 2 over the social organisation of research, moest worden aangepast.

Sowieso is het lesmateriaal werk in uitvoering: de feedback van de cursisten uit Sheffield, York en Leeds wordt in het lesmateriaal verwerkt, evenals de uitkomsten van de enquête die gebruikers van het online lesmateriaal invullen. Ik lever een kleine bijdrage door Eddy de aantekeningen te geven die ik heb gemaakt tijdens het doornemen van het lesmateriaal: een typefout, een dode link, en enkele opmerkingen over dingen die mij niet helemaal duidelijk zijn.

Eén van de vragen die ik heb opgeschreven, is waarom bij één of twee opdrachten een modelantwoord wordt gegeven en bij de andere opdrachten niet. Eddy hoort de vraag niet voor het eerst. Ook anderen die het online materiaal op eigen houtje doorwerkten, gaven aan dat ze uitwerkingen van de opdrachten misten. Deelnemers aan de taught courses hebben er geen behoefte aan, waarschijnlijk omdat de opdrachten tijdens een cursusdag plenair worden nabesproken.

Door de gesprekken met Andrew en Eddy ben ik na één dag al aardig wat wijzer over wat er komt kijken bij het ontwikkelen van een onderzoeksdatamanagementtraining voor informatiespecialisten. Als ik vertel dat ik voor mijn collega's een eigen training wil ontwikkelen omdat de vier volle dagen (ongerekend huiswerk) van Data Intelligence 4 Librarians mij een te grote aanslag op hun tijd lijken, reageren zowel Andrew als Eddy met herkenning. Dat vier hele dagen te veel is, hebben zij ook al van hun cursisten uit Leeds en York gehoord. Altijd fijn, bevestiging ;-)

RDMRose

Na een Engels ontbijt zet ik op woensdag 13 maart koers naar de Information School van de Universiteit van Sheffield. Om 10.00 uur heb ik een afspraak met Andrew Cox, Director of Learning and Teaching van de Information School en projectleider van RDMRose. Hij ontvangt me allervriendelijkst en begint, zodra ik zit, te vertellen over de uitgangspunten van het project.

Doel van RDMRose is het ontwikkelen van lesmateriaal over onderzoeksdatamanagement voor informatieprofessionals. Uitdaging daarbij is om dit materiaal zo in elkaar te zetten dat het bruikbaar is voor elke liaison librarian, ongeacht werkomgeving, vakgebied of takenpakket. Daarom is in de training veel plaats ingeruimd voor strategisch denken: reflectie op de rol van de liaison librarian en op de rol van de bibliotheek als geheel in onderzoeksdatamanagement. Deelnemers worden uitgedaagd om niet te wachten op beleid van hogerhand of op de komst van een data repository, maar op zoek te gaan naar wat zij op hun eigen plek vandaag al kunnen doen. "Policy isn't going to solve anything, policy is just twelve points on a piece of paper," aldus Andrew, "we want to work from the bottom up."

RDMRose is geen 'navelstaren voor bibliothecarissen': het tweede belangrijke element van de training is het perspectief van de onderzoeker. Case studies moeten ervoor zorgen dat informatiespecialisten zich (beter) in onderzoekers kunnen verplaatsen. In de training wordt, zeker in vergelijking tot Data Intelligence 4 Librarians, niet zo veel aandacht besteed aan de technische aspecten van onderzoeksdatamanagement. Bestandsformaten, metadata-standaarden, bestandsopslag et cetera kunnen per vakgebied verschillen of op het terrein van anderen dan de liaison librarian liggen. Bovendien weet de projectgroep van dit soort technische zaken zelf minder, bekent Andrew. Hij hoopt dat RDMRose desalniettemin een breder publiek dan uitsluitend liaison librarians zal krijgen.

Het lesmateriaal moet gebruikt kunnen worden in klassikale cursussen, bijvoorbeeld binnen de Information School, maar ook voor self-directed continuing professional development. Dat ik ter voorbereiding op mijn bezoek aan Sheffield braaf alle acht sessies van het online lesmateriaal heb doorgenomen, verrast Andrew. Hij verwacht dat mensen eerder een selectie uit het lesmateriaal zullen maken. Om dat te vergemakkelijken, is op het weblog waar het lesmateriaal staat een self-evaluation tool toegevoegd met de prikkelende titel "Are you RDM ready?" Liaison librarians van de Universiteitsbibliotheek van Sheffield hebben de cursus eind vorig jaar in groepsverband gevolgd, een aantal van hen spreek ik vrijdag. Donderdag maak ik in Leeds de laatste cursusdag van hun collega's uit Leeds en York mee.

Onderzoeksdatamanagementonderzoeksreis

Om een reclameslogan van alweer even geleden te parafraseren: "Zo'n certificaat krijg je niet zomaar, daar moet je wel wat mee doen!" Half januari was ik daarom met enkele collega's van de Bibliotheek van de UvA bij de International Digital Curation Conference (IDCC13) in Amsterdam, waar ik onder meer een workshop Designing Data Management Training Resources bijwoonde. In vervolg daarop ga ik volgende week naar Engeland, om (nog) wijzer te worden over het ontwerpen van trainingen in research data management.

Van 13 tot en met 15 maart ben ik te gast bij de Information School van The University of Sheffield. De i-School voert samen met de universiteitsbibliotheken van Sheffield, Leeds en York het project RDMRose uit. Doel van dit project is het ontwikkelen van lesmateriaal over research data management voor informatieprofessionals. De eerste versie van de online training is in januari van dit jaar gepubliceerd, en op 14 maart woon ik een workshop in Leeds bij om een indruk te krijgen van hoe de 'offline lessen' eruit zien. Daarnaast staat onder meer 'n rondleiding door de hypermoderne Information Commons op het programma.

Op 18 maart ben ik opnieuw bij een workshop, maar dan op de Stratford Campus van de University of East London. Aan UEL loopt tot eind mei het TraD-project, waarbinnen RDM-training voor promovendi ontwikkeld wordt. Daarnaast wordt gewerkt aan supportDM, een training voor informatiespecialisten die gaan meewerken in "a library-led RDM support service." TraD is geïnspireerd door onder meer Data Intelligence 4 Librarians, en wil een aanvulling zijn op RDMRose. Vandaag beginnen de eerste informatiespecialisten-proefkonijnen aan deze training, in de workshop van 18 maart brengen zij verslag uit van hun ervaringen met de eerste module van supportDM en beginnen ze aan de tweede.

RDMRose en TraD worden, met nog eens 25 andere projecten, bekostigd door JISC - kort door de bocht: de Britse evenknie van SURF - in het kader van het Managing Research Data Programme 2011-13. Op 25 en 26 maart komen medewerkers van alle JISCMRD-projecten bij elkaar in Birmingham voor het uitwisselen van ervaringen en voortgangsrapportages. Ik zal daar iets vertellen over onze Amsterdamse RDM-plannen, maar vooral ook weer mijn oor te luisteren leggen om te voorkomen dat wij wiel en buskruit opnieuw uitvinden.

'k Ga de komende weken proberen om 's avonds nog genoeg energie over te hebben om over mijn ervaringen te bloggen: hier op mijn eigen blog in het Nederlands, en/of in het Engels op het kakelverse UvA RDM blog. Mocht dat onverhoopt niet lukken: ga er dan maar van uit dat geen nieuws goed nieuws is en ik na Pasen barstensvol ideeën en inspiratie weer opduik... ;-)

Bezigheden buitenshuis: workshop Google

In de presentatie die ik vorig jaar voor de UB-workshop Google Docs & SlideShare maakte, zitten twee slides waar de workshopdeelnemers altijd een beetje om moeten lachen. Op de eerste slide staan plaatjes van een Worddocument, een PowerPointpresentatie en een PDF-bestand, stralend blauw, oranje en rood. Op de volgende slide staan dezelfde plaatjes, maar nu grijs, gerafeld en met een wolkje erop dat stof moet voorstellen.

De begeleidende tekst laat zich raden: "Je kunt je presentaties op je eigen harde schijf laten verstoffen, maar dat is zonde van de tijd en de aandacht die je in het maken ervan gestoken hebt. Als je ze via SlideShare online zet, geef je ze een tweede leven: je laat ze zien aan mensen die niet bij je presentatie waren, en ze kunnen als inspiratie dienen voor anderen die met hetzelfde onderwerp bezig zijn."

Maar er kan nog iets gebeuren: iemand die voor een studiedag op zoek is naar trainers kan al Googelend op jouw SlideShare-pagina belanden, in je SlideShare-profiel ontdekken dat je een weblog hebt, en via het contactformulier op je weblog bij je informeren of je ook wel eens workshops buiten de UvA geeft. En dat kan ertoe leiden dat je twee maanden later aan ruim 20 mensen uit het beroepsonderwijs laat zien hoe zij met behulp van zo'n Google-formulier hun eigen enquête of contactpagina in elkaar kunnen zetten.

En natuurlijk staat die presentatie inmiddels ook weer op... juist ;-)

Webtoolworkshops

Het begint als een plannetje voor een aantal workshops van een uur, naar het voorbeeld van de Amerikaanse brown bag seminars: informele (trainings)bijeenkomsten tijdens de lunchpauze. Bij de Universiteitsbibliotheek in een uurtje basiskennis opdoen over RSS en Google Alerts, Delicious, Google Docs, SlideShare, LinkedIn of Twitter. Zes workshops rondom steeds dezelfde drie vragen: wat is het, waar dient het voor en hoe werkt het?

Via de wandelgangen hoort collega Esther ten Dolle van mijn plannetje. Ze nodigt me uit om de door haar gereserveerde computerzaal te gebruiken op dagen waarop zij geen cursus geeft. Omdat de zaal voor steeds twee uur beschikbaar is, pas ik mijn plannetje aan: het worden drie workshops van twee uur, één per week, drie weken achter elkaar, in oktober 2011. LinkedIn en Twitter belanden op de reservebank, eerst maar eens uitproberen of er belangstelling is voor de 'productiviteitstools': RSS & Google Alerts, Delicious, en Google Docs & Slideshare, bijeen gebracht onder de slogan Get organised!

Belangstelling blijkt er te zijn: bij bibliotheekcollega's, maar ook bij medewerkers van faculteiten en andere universiteitsdiensten. In hun evaluaties zijn de 'proefkonijnen' vrijwel unaniem enthousiast. Daarom starten we in februari van dit jaar een tweede serie: de workshops uit oktober gaan in de herhaling, LinkedIn en Twitter komen van de reservebank. Het 'docentencorps' groeit van één naar drie: Esther neemt de workshop RSS & Google Alerts van me over, Alice Doek de workshop Google Docs & Slideshare. Omdat nu niet meer uitsluitend productiviteitstools voorbij komen, wordt UBA Webtool Workshops de vlag om de lading te dekken.

Voor elke workshop maak ik een PowerPointpresentatie (*): voor mij een leidraad tijdens het geven van de workshop, voor de deelnemers — ik zet na een workshop de pdf online — een geheugensteuntje na afloop. Na een korte uitleg van het nut van een applicatie doen we een 'knoppenrondje': welke instelling zit waar, met welke knop kan ik wat? De deelnemers klikken mee en passen die kennis direct toe in de oefeningen, een stuk of vijf per workshop. Een workshop eindigt met een paar extra's: tips en links uit de categorie nice to know, als toetje op het need to know van de rest van de workshop. Voorkennis is niet vereist, hoogstens vraag ik de deelnemers om van tevoren een account aan te maken.

De workshops blijken over drie drempels heen te helpen: tijdgebrek, twijfel aan eigen computerkunnen, en aarzelingen over de openbaarheid van internet. Door hun aanmelding voor de workshop hebben de deelnemers twee uur in hun agenda doorgestreept waarin geen andere dingen hun aandacht opeisen. Ze hoeven bovendien niet op eigen houtje aan de slag. De workshop wordt gegeven door iemand die de applicatie zelf gebruikt, weet wie wanneer wat kan zien bij welke instellingen, advies kan geven dat in de gemiddelde handleiding niet voorkomt, bereid is mee te kijken als iets niet lukt, en ook na de workshop als vraagbaak beschikbaar blijft.

Of er na de zomer een nieuwe reeks komt, is inmiddels geen vraag meer. We hebben alleen nog 'n paar knopen over de inhoud door te hakken: houden we het bij de vijf workshops die we hebben of breiden we ons assortiment uit met — bijvoorbeeld — Prezi, Facebook of bloggen? En houden we het bij bijeenkomsten voor beginners of bedenken we ook workshops voor gevorderden? Hoe dan ook: ik heb er nu al zin in :-)

(*) Zie voor de PowerPointpresentaties mijn SlideSharepagina: RSS & Google Alerts / Delicious / Google Docs & SlideShare / Twitter / LinkedIn