Just tell us what to do

Donderdagochtend 14 maart, even na negen uur: in een conferentieruimte in de Edward Boyle Library van de Universiteit van Leeds verzamelen zich de deelnemers aan deze editie van de RDMRose-training voor hun laatste cursusdag. Ze werken allemaal bij een bibliotheek van het White Rose University Consortium, het samenwerkingsverband van de universiteiten van Sheffield, York en Leeds.

De liaison librarians uit York en Leeds volgen de training verplicht, uit Sheffield zijn enkele collega's aanwezig die eind vorig jaar niet in de gelegenheid waren om mee te doen. Ook hun managers zijn erbij en doen mee: Heather Thrift, Associate Director van de Universiteitsbibliotheek van Sheffield, Liz Waller, Deputy Director of Information bij de Universiteitsbibliotheek van York, en Brian Clifford, Deputy Librarian en Head of Learning and Research Support in Leeds.

Iedereen zoekt een plekje aan één van de drie grote tafels, waaraan ook iemand uit het projectteam zit. Voor elke deelnemer ligt een map klaar met daarin het nodige papierwerk: op blauw papier het programma van de dag en een overzicht van de twee onderdelen (in de terminologie van het online lesmateriaal: sessions) die aan de orde zullen komen, op wit papier de opdrachten die in groepsverband worden gemaakt, en op geel papier de reflectie-opdrachten die ingevuld weer ingeleverd worden.

Andrew trapt af met een korte samenvatting van de vorige cursusdagen en introduceert de eerste oefening van vandaag: How did they do it? Uit achttien voorbeelden van wat verschillende universiteitsbibliotheken op het gebied van onderzoeksdatamanagement hebben gedaan, mogen de deelnemers kiezen: welke benadering(en) zouden zij in hun eigen bibliotheek kunnen toepassen? Welke activiteiten zouden ze bij wijze van spreken morgen al kunnen ondernemen? Er wordt beleefd door de papieren gebladerd en gelezen, enthousiaste antwoorden blijven uit - men moet duidelijk nog 'n beetje wakker worden ;-) 

Vervolgens komen de onderzoekers aan het woord. Aan elke tafel worden delen van een interview met een onderzoeker beluisterd (online te vinden in sessie 7) en wordt onder leiding van Andrew, Eddy of Jen doorgepraat over wat een liaison librarian voor deze onderzoeker zou kunnen betekenen. Na een half uur wisselen de deelnemers van tafel, zodat iedereen tegen het einde van de ochtend onderzoekers uit drie verschillende vakgebieden - sociologie, oncologie en civil and structural engineering - met elk hun eigen uitdagingen op het gebied van onderzoeksdatamanagement heeft gehoord.

Om de deelnemers een handje te helpen bij de opdracht Design a job specification for the perfect person to meet the needs in your institution krijgen ze een lijst met functies, opleidingen, vaardigheden en kwaliteiten die Jen heeft samengesteld op basis van vacatures die zij in kranten en op vacaturesites is tegengekomen en die direct of indirect met onderzoeksdatamanagement te maken hebben. Met deze opdracht kunnen, niet geheel verrassend, de aanwezige managers beter uit de voeten dan de andere deelnemers.

Als iedereen het eerste gele formulier van de dag (online als Activity 7.2) heeft ingevuld en ingeleverd - de projectgroep gebruikt de uitkomsten van deze reflectie-opdrachten om de cursus nog beter af te stemmen op liaision librarians - is het tijd voor lunch en een frisse neus. Een conferentieruimte zonder ramen is geen omgeving waarin iedereen het een hele dag volhoudt.

De case study over de fictieve Universiteit van Poppleton - in Engeland een begrip dankzij de satirische columns in Times Higher Education - waarmee de deelnemers 's middags aan de slag gaan, lijkt beter te landen dan de case studies met echte onderzoekers die 's ochtends centraal stonden. Misschien is praten over een fictieve universiteit veiliger dan praten over onderzoek dat aan de eigen universiteit verricht wordt? Of werken groepjes van 2 tot 3 mensen beter dan groepen van 8 tot 10 mensen?

Het laatste onderdeel van de dag is opnieuw reflectie: een instituutsgewijze reflectie op de rol van de bibliotheek in research data management. De groep-Sheffield is positief, maar bestaat dan ook vrijwel geheel uit projectgroepleden. De gesprekken in de groep-York en de groep-Leeds lijken geleid (en dus: gaande gehouden) te worden door de respectievelijke managers. Het is een lange dag geweest, niet iedereen heeft (nog) de puf voor discussie. De evaluatieformulieren over de RDMRose-training als geheel worden desalniettemin nog braaf ingevuld en ingeleverd.

De groep is eigenlijk te groot om een goed gesprek over research data management te kunnen voeren. Bovendien kan ik me voorstellen dat de aanwezigheid van managers niet als steuntje in de rug geïnterpreteerd wordt, maar ervoor zorgt dat mensen aarzelen om hun vragen te stellen of hun mening te geven. Dat de training verplicht is, maakt het een uitdaging om de deelnemers er echt bij te betrekken en enthousiast te maken.

Eerder op de dag gaf één van de deelnemers me haar tamelijk ongezouten mening: "We don't know what our role is going to be, management doesn't tell us, so this course is a waste of time. Just tell us what we have to do." Eddy en Andrew zijn er niet door uit het veld geslagen. Omdat (de ondersteuning van) onderzoeksdatamanagement een nieuwe taak voor bibliotheken is, is er nog veel onduidelijk. Niet elke liaison librarian ziet daarin een kans om een nieuwe rol voor zichzelf zélf vorm te geven, maar de RDMRose-training biedt daar wel alle aanknopingspunten voor.